Das Coronavirus hat auch die organisatorischen Abläufe in Arztpraxen verändert. Immer wieder müssen neue, wichtige Themen auf der Teamsitzung besprochen werden. Ein paar Regeln sorgen hier für die nötige Effizienz.
Teilnehmer
Zur Besprechung trifft sich das ganze Team, unbedingt sind auch die Teilzeitkräfte mit dabei. Wenn es um die Hygienekette geht, sollte auch das Reinigungspersonal anwesend sein. In größeren Praxen und MVZ gibt es oft eigene Teambesprechungen für die Ärzte oder für Fachabteilungen (Ärzte und MFA).
Wie oft?
Regelmäßige Treffen sollten so oft wie nötig stattfinden. Lange Zeitabstände zwischen den Meetings erschweren das Umsetzen von Zielen. Andererseits können in besonderen Zeiten zusätzliche Teambesprechungen erforderlich sein, wenn neue Themen besprochen werden müssen. Es ist sinnvoll, diese zu sammeln und eine Tagesordnung zu erstellen.
Mitschreiben!
Ein Ergebnisprotokoll ist wichtig! Hier kann jeder nachlesen, was die Runde zu den einzelnen Punkten beschlossen hat. Das Protokoll muss kein Aufsatz sein, Stichworte und tabellarische To-Do-Listen sind effizienter. Was soll gemacht werden, wer soll es machen, wie soll es gemacht werden und bis wann? Das Protokoll wird am besten schon während der Sitzung erstellt und später für alle zugänglich gemacht.
Ablauf
Die Tagesordnung gibt den Rahmen vor, ein Moderator leitet die Diskussion mit Blick auf die Uhr und sorgt dafür, dass die Zeit nicht überschritten wird. Ausufernde Diskussionen ohne klares Ergebnis demotivieren. Übliche Teamsitzungen können reihum moderiert werden, unter Zeitdruck könnte der Stress für Berufsanfänger allerdings zu groß sein.
Welche Themen?
Während der Pandemie ist besonders viel zu besprechen: von Dienstplänen wegen Quarantäne-Ausfällen über den Umgang mit Maskenverweigerern bis zu den neuesten Risikogebieten – die Themen sind so vielfältig, dass sie sorgfältig gesteuert werden müssen. Natürlich ist der Dauerbrenner Corona wichtig, aber andererseits gibt es im Team auch andere Themen, die auf den Tisch müssen.
Moderieren
Von der Schilderung des Problems über die gemeinsame kritische Begutachtung der Sachlage zur perfekten Lösung – so sieht der ideale Weg in der Theorie aus. In der Realität wird es nicht für jedes Problem eine zufriedenstellende Lösung geben. Der Moderator entscheidet, welche Themen auf die Tagesordnung kommen und wie viel Zeit für die Diskussion verwendet wird. Er muss es im richtigen Moment mit Fingerspitzengefühl vertagen oder zur Bearbeitung im kleineren Kreis delegieren. Kein Thema darf das Meeting ad absurdum führen!
Eine Praxis, in der es bisher kaum Erfahrung mit Teambesprechungen gibt, ist möglicherweise mit Dauerrednern oder Schweigern konfrontiert. Andere nehmen eine sachliche Kritik persönlich oder kritisieren selbst polemisch und verletzend. Auch hier ist der Moderator gefordert, eine lösungsorientierte Kritik und die Abwägung fundierter Änderungsvorschläge voranzutreiben. Unausgesprochene Kritik und schwelende Konflikte können zu einer Belastung für alle werden.
Positiv sehen!
Die Stimmung steigt, wenn am Ende des Meetings offene Fragen geklärt und Ziele festgelegt sind. Auch der Praxischef oder die Praxischefin profitiert von Teambesprechungen, wenn er oder sie das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter nutzen kann. Gemeinsame Entscheidungen verringern die Gefahr von Fehlentscheidungen, die für unnötigen Stress sorgen.
Arbeitszeit!
Besonders erfolgreich sind Teambesprechungen, wenn sie während der Arbeitszeit durchgeführt werden. Damit wird unterstrichen, dass sie keine Kaffeekränzchen sind, sondern ernsthaft und gut vorbereitet betrieben werden. Ob man sich morgens vor Sprechstundenbeginn trifft, am Mittwochnachmittag oder in der Mittagspause: Wichtig ist, dass es sich um Arbeitszeit handelt, der Termin störungsfrei ist und niemand Telefonbereitschaft hat.
Ruth Auschra
