So machen Teambesprechungen Sinn und Spaß

Manche Praxen haben perfekt organisierte Teambesprechungen, auf die niemand mehr verzichten möchte. Dagegen gibt es in anderen Praxen gar keine regelmäßigen Besprechungen oder zähe Sitzungen. Was kann man für erfolgreiche Meetings tun?

Susanne Haiber kennt das Problem seit Jahren. Die Medizinische Fachangestellte engagiert sich beispielsweise im Beirat der MEDI-MFA-Akademie. Sie war Landesvorsitzende im Verband medizinischer Fachberufe e.V., ist seit Jahren Auditorin bei der DQS und selbstständig tätig im Bereich QM nach DIN EN ISO.
Im letzten Jahr hat sie Qualitätszirkel der MFA-Akademie zu Teambesprechungen geleitet. Daher weiß sie, was für erfolgreiche Meetings zu tun ist und welche Fehler sich vermeiden lassen. Auf Grundlage der dort geführten Diskussionen hat sie eine Top-10-Liste für die Organisation erfolgreicher Teambesprechungen zusammengestellt.

1. Alle sind dabei

Zur Teambesprechung trifft sich das ganze Team, unbedingt sind auch die Teilzeitkräfte mit dabei. Wenn Hygienethemen angesprochen werden, ist auch das Reinigungspersonal anwesend. In größeren Praxen und MVZs sind eigene Teambesprechungen, zum Beispiel für die Ärzte oder Fachabteilungen (Ärzte und MFAs), sinnvoll.

2. Regelmäßigkeit

Teambesprechungen finden regelmäßig statt. In manchen Praxen stehen die Termine schon im Januar bis Dezember fest. In anderen wird zum Abschluss jeder Besprechung der nächste Termin festgelegt. Wie häufig die Treffen stattfinden, ist von Praxis zu Praxis unterschiedlich. Wenn die Zeitabstände allerdings zu lang sind, lassen sich die Ziele schwerer umsetzen.

3. Protokoll
Jede Teambesprechung braucht ein Ergebnisprotokoll, damit man nachlesen kann, welche Beschlüsse zu den Tagesordnungspunkten festgehalten und abgestimmt wurden. Es muss kein Aufsatz entstehen, Stichworte sind effizienter. Wenn jemand eine Aufgabe übernimmt, wird vernünftigerweise eine tabellarische To-do-Liste erstellt: Was soll gemacht werden, wer soll es machen, wie soll es gemacht werden und bis wann soll es erledigt sein? Das Protokoll wird am besten schon während der Sitzung erstellt und später für alle zugänglich gemacht.

4. Reden mit System
Eine spontane Manöverkritik zur Kaffeepause ist kein Ersatz für eine geplante Teambesprechung mit Tagesordnung (Welche Pläne haben wir, wie ist der Stand der Umsetzung?) und Protokoll. Ein Moderator (Leitung der Diskussion mit Blick auf die Uhr) sorgt dafür, dass die Diskussion nicht ausufert. Muss/will es immer der Chef oder die Erstkraft sein? Macht es Sinn, dass jeder „seine“ Themen moderiert? Auch Auszubildende ab dem 2. Lehrjahr können an die Moderatorentätigkeit herangeführt werden. Eine Tafel, ein Flipchart oder ein Bildschirm helfen dabei, den Überblick über die Themen zu behalten.

5. Themen sammeln
Jeder Mitarbeiter kann Themen auf die Tagesordnung setzen. Gesammelt werden sie am Schwarzen Brett oder in der Praxis-EDV. Haiber rät dazu, die Themenvorschläge mit einem Kürzel zu versehen und den Initiator eventuell um eine kurze Erläuterung zu bitten. Zu Beginn der Besprechung fragt der Moderator, ob noch etwas Aktuelles ansteht.

6. Gute Themen

Fehler- und Beschwerdemanagement sind typische Anlässe für Teamgespräche. Ein Dauerbrenner sind zum Beispiel Beschwerden von Patienten über zu lange Wartezeiten in der Praxis und die Diskussion, was zu ihrer Verkürzung getan werden kann. QM und Teambesprechungen sind eng miteinander verbunden. Wenn beispielsweise in der Besprechungsrunde ein Ablauf diskutiert und verändert wird, muss das unbedingt auch in das QM übernommen werden.

7. Falsche Themen
In der Teambesprechung dürfen keine Themen angesprochen werden, die nur ein Teammitglied betreffen. Deshalb sind Personalthemen üblicherweise tabu, auch Gehaltsfragen und zwischenmenschliche Probleme sind für die Runde ungeeignet. Wenn es im Team knirscht, sollte natürlich das Gespräch gesucht werden – mit der Erstkraft oder der Praxisleitung. Im Rahmen einer Teambesprechung geht es jedoch vor allem um Sachfragen und weniger um Persönliches.

8. Kritik erwünscht
Teambesprechungen sind der geeignete Rahmen, um lösungsorientierte Kritik und fundierte Änderungsvorschläge sachbezogen zu diskutieren. Wenn es diesen Rahmen nicht gibt, wird der Ärger hinuntergeschluckt und es gibt keine Verbesserungsvorschläge. Auch sachliche Kritik an der Praxisleitung sollte möglich sein. Ein Klima der Kritiklosigkeit ist eine Sackgasse, die die Weiterentwicklung der Praxis und des Teams behindert. Unausgesprochene Kritik und schwelende Konflikte können zu einer Belastung für alle werden. In Teambesprechungen kann man lernen, sich gegenseitig eine sachliche Rückmeldung zu geben, ohne übereinander herzufallen.

9. Positiv sehen!

Wenn offene Fragen geklärt und die Praxisabläufe gut organisiert sind, haben alle weniger Stress und mehr Zeit. Die Stimmung ist besser und die Identifikation mit der Praxis größer. Auch der Praxischef profitiert von Teambesprechungen, da er hier das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter nutzen kann. Gemeinsame Entscheidungen verringern die Gefahr von Fehlentscheidungen, die für unnötigen Stress sorgen.

10. Besprechung = Arbeitszeit!

Besonders erfolgreich sind Teambesprechungen, wenn sie während der Arbeitszeit durchgeführt werden. Damit wird unterstrichen, dass die Besprechungen keine Kaffeekränzchen sind, sondern ernsthaft, aufmerksam und gut vorbereitet betrieben werden. Ob man sich morgens vor Sprechstundenbeginn trifft, am Mittwochnachmittag oder in der Mittagspause: Wichtig ist, dass es sich um Arbeitszeit handelt und dass der Termin störungsfrei ist und niemand Telefonbereitschaft hat.

Ruth Auschra